社内規程の翻訳を依頼する際のポイント｜就業規則・コンプライアンス・人事文書の翻訳

9月7日

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社内規程や就業規則、コンプライアンス関連文書、人事制度の資料などは、企業の運営ルールを支える重要な文書です。海外拠点や外国人従業員向けにこれらを翻訳する場合、単に日本語を別の言語に置き換えるだけでは不十分です。

規程の意味を正確に伝えながら、用語や文体を統一し、既存の社内文書との整合性を保つ必要があります。この記事では、社内規程や就業規則などの翻訳を翻訳会社に依頼するときに確認したいポイントを解説します。

社内規程の翻訳が難しい理由

社内規程には、就業条件、承認フロー、情報管理、懲戒、コンプライアンス、福利厚生、セキュリティなど、企業独自のルールが多数含まれます。同じ言葉でも会社によって定義や運用が異なるため、一般的な訳語を当てはめるだけでは実際の運用とずれることがあります。

就業規則、賃金規程、休職規程、評価制度、福利厚生規程など、人事関連文書には労務や人事特有の用語が含まれます。翻訳会社を選ぶ際には、人事・労務文書の経験があるかを確認すると安心です。

コンプライアンス規程、情報セキュリティ規程、個人情報保護方針、内部通報制度、贈収賄防止方針などは、誤訳によって社員の理解に差が生じると実務上のリスクにつながる可能性があります。専門用語だけでなく、社内で実際に読まれる文書として自然かつ正確に訳すことが必要です。

社内規程では、部署名、役職名、会議体、承認権限、制度名などが繰り返し登場します。過去の英訳、用語集、組織図、会社案内などがある場合は共有し、文書間で表記をそろえることが重要です。

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社内規程は一つだけで完結することは少なく、基本規程、細則、ガイドライン、マニュアルなど複数の文書が関連しています。大量案件や継続案件では、翻訳者だけでなくプロジェクト全体を管理する体制も重要です。

社内規程は制度変更や法改正、組織変更などに伴って定期的に改定されます。過去の翻訳を保存し、変更箇所だけを効率的に更新できる体制があると、継続的なコストと作業負担を抑えやすくなります。

人事規程や内部統制、セキュリティ関連文書には社内限定情報が多く含まれます。秘密保持契約の締結が可能か、翻訳者への情報共有がどのように管理されているかも確認しておきたいポイントです。

社内規程では、誤訳だけでなく、訳抜け、数字、参照条項、定義語、役職名などの確認も重要です。翻訳後にどのようなチェックを行うのか、見積もりにどこまで含まれているのかを事前に確認しましょう。

社内規程や就業規則は、単発で終わる翻訳よりも継続的に更新されることが多い文書です。そのため、最初の翻訳品質だけでなく、将来の改定や追加文書にも対応できる翻訳会社を選ぶことが重要です。

株式会社アシーマは2007年の創業以来、400社以上の企業・組織、2,400件以上のプロジェクトを支援してきました。65言語以上、1,200名以上の言語専門家・スペシャリストのネットワークを活用し、社内規程、コンプライアンス、人事、法務、セキュリティ関連文書などの法人向け翻訳に対応しています。

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