翻訳会社への依頼方法｜見積もりから納品までの流れを解説

Acima Corp.
1 日前
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翻訳会社に初めて依頼する場合、「まず何を送ればいいのか」「見積もりのあと、どんな流れで進むのか」「納品までに何を準備すればいいのか」が分かりにくいことがあります。

しかし、翻訳会社への依頼の流れはそれほど複雑ではありません。基本的には、原稿を送る → 見積もり → 発注 → 翻訳 → チェック → 納品、という流れで進みます。

この記事では、法人が翻訳会社に依頼するときの一般的な流れと、スムーズに進めるためのポイントを解説します。

翻訳会社への依頼は何から始める？

最初に必要なのは、翻訳したい原稿と案件の条件です。問い合わせ時には、翻訳する原稿、翻訳元・翻訳先の言語、使用目的、希望納期、希望する納品形式、参考資料や用語集の有無などを伝えるとスムーズです。

原稿そのものを確認できれば、翻訳会社は文字数や難易度、専門性を判断しやすくなります。逆に、原稿を見ずに文字数だけで見積もると、実際の作業内容と金額に差が出る場合があります。

1．問い合わせ・原稿送付

まずは翻訳会社に問い合わせを行い、翻訳したい原稿を送ります。Word、Excel、PowerPoint、PDF、Webページ、字幕データなど、実際に使用している形式のまま送るのが基本です。

また、翻訳の用途もできるだけ伝えておくとよいでしょう。社内確認用、海外取引先への提出、契約書、Webサイト、広告、官公庁提出資料など、用途によって求められる品質や表現が異なります。

株式会社アシーマでは、法人向けの翻訳・ローカリゼーションサービスに65言語以上で対応しています。

2．翻訳会社が原稿を確認する

原稿を受け取った翻訳会社は、文字数・ワード数、文書の専門性、翻訳難易度、ファイル形式、レイアウト作業の有無、希望納期、対応言語などを確認します。

この段階で、案件に適した翻訳者を確保できるかどうかも確認します。特に契約書、技術文書、金融資料、医療資料などでは、単にその言語を扱えるだけではなく、その分野の知識を持つ翻訳者が必要になる場合があります。

3．見積もりを確認する

原稿確認後、翻訳会社から見積もりが提示されます。総額だけでなく、翻訳料金、単価、チェック費用、DTP費用、特急料金、納期、修正対応なども確認します。

同じ原稿でも、翻訳会社によって見積もり金額が異なることがあります。これは会社ごとに、翻訳後のチェック工程や品質管理方法が異なるためです。

4．正式発注

見積もり内容に問題がなければ、正式に発注します。発注方法は翻訳会社によって異なり、メールによる発注、発注書の提出、オンラインフォーム、契約書の締結などがあります。

企業間取引では、初回のみ基本契約書や秘密保持契約を締結する場合もあります。発注後に仕様変更があると、料金や納期が変わる場合があるため、できるだけ発注前に条件を確定しておくことが重要です。

5．翻訳者の選定・翻訳開始

発注後、翻訳会社は案件に適した翻訳者を選定します。言語だけでなく、専門分野、過去の経験、文書の種類、納期などが考慮されます。

たとえば契約書であれば法務分野に強い翻訳者、広告であればマーケティング表現に強い翻訳者が適しています。翻訳会社を利用するメリットの一つは、案件内容に応じて翻訳者を選定できる点です。

6．翻訳中の確認・質問

翻訳中に、原文の意味が曖昧だったり、企業独自の用語が出てきたりする場合があります。その際、翻訳会社から部署名の正式英語表記、略語の意味、過去の翻訳との表記統一などについて質問が来ることがあります。

こうした質問は翻訳品質を高めるために重要です。可能であれば、問い合わせに回答できる担当者をあらかじめ決めておくと、翻訳作業がスムーズに進みます。

7．翻訳後のチェック

翻訳が完成した後、誤訳、訳抜け、数字、固有名詞、用語統一、文体、レイアウトなどを確認します。必要に応じて、別の翻訳者やネイティブスピーカーが確認する場合もあります。

特に企業向け翻訳では、翻訳そのものだけでなく、こうした品質管理工程が重要です。

8．納品

最終チェックが完了すると、Word、Excel、PowerPoint、PDF、字幕ファイル、Web用データなど、指定された形式で納品されます。納品後はできるだけ早く内容を確認し、修正が必要な場合は翻訳会社の修正対応条件に従って連絡します。

翻訳納品後に確認したいこと

納品後は、社名・商品名、固有名詞、数字、社内用語、レイアウト、ページや文章の抜けなどを確認するとよいでしょう。

ただし、翻訳の正しさそのものを社内で最初から全面的にチェックし直す必要があるのであれば、翻訳会社に依頼した意味が薄れてしまいます。そのため、発注前に品質管理体制を確認しておくことが重要です。

翻訳会社に依頼するときによくある失敗

原稿が確定していない

翻訳開始後に原稿が大きく変更されると、追加費用や納期変更が発生することがあります。できるだけ原稿を確定してから依頼する方がスムーズです。

使用目的を伝えていない

社内資料なのか、顧客向けなのか、契約書なのかで適切な翻訳は変わります。「何に使う文章なのか」は必ず伝えましょう。

納期が短すぎる

大量の原稿を極端な短納期で依頼すると、複数名で分担する必要が出てきます。その場合、コストが上がったり、用語統一に追加作業が必要になったりすることがあります。

価格だけで翻訳会社を選ぶ

最安値だけで決めると、必要なチェック工程が含まれていない場合があります。翻訳会社を比較するときは、価格と合わせて専門分野、品質管理、対応力も確認することが重要です。

翻訳会社に依頼する前に準備しておくとよいもの

翻訳する原稿
用語集
過去の翻訳
ブランドガイド
参考URL
対象読者の情報
希望納期と納品形式

特に継続案件では、過去の翻訳や用語集があると、翻訳品質を安定させやすくなります。

翻訳会社への依頼は難しくない

翻訳会社への依頼は、問い合わせ → 見積もり → 発注 → 翻訳 → チェック → 納品、という流れが基本です。重要なのは、依頼時に原稿、用途、納期、対象読者、納品形式などの必要な情報をきちんと伝えることです。

株式会社アシーマでは、2007年の創業以来、400社以上の企業・組織、2,400件以上のプロジェクトを支援してきました。65言語以上、1,200名以上の言語専門家・スペシャリストのネットワークを通じて、契約書、社内規程、マーケティング資料、Webサイト、字幕など幅広い法人翻訳に対応しています。

翻訳のご相談・ご依頼については、アシーマの法人向け翻訳・ローカリゼーションサービスをご覧ください。